Planung unserer Weihnachtsfeier 2023

von Maja und Charlotte

Wir sind Maja und Charlotte und sind seit Oktober 2022 Duale Studentinnen bei visitBerlin. Im letzten Jahr haben wir zusammen mit Pauline, die ebenfalls eine Duale Studentin ist, die Weihnachtsfeier für visitBerlin organisiert.

Bereits Anfang Oktober wussten wir, dass es die Aufgabe der Dual-Studierenden ist, die Weihnachtsfeier der Firma zu organisieren. Anfangs hieß es, wir müssten die Feier komplett ohne Budget planen… Nach mehreren „Krisensitzungen“, Überlegungen und Vorschlägen konnten wir uns dann über ein Budget von 5.000 € freuen - das war wirklich unsere Rettung! Nun legten wir mit der Planung richtig los. Wir haben uns mehrmals pro Woche zusammengesetzt und überlegt „Was wollen wir tun?“, „Wie können wir die Feier am kostengünstigsten umsetzen?“ und „Wer kann uns dabei helfen?“. Zusammen mit dem Team der Internen Kommunikation haben wir ein Konzept ausgearbeitet und als die To-Do Liste feststand, konnte es losgehen.

Ende Oktober begann die Suche nach einer passenden Location. Es war klar: Mieten ist zu teuer, also mussten wir auf Räumlichkeiten irgendwo im Unternehmen ausweichen…aber wo? Nach Verhandlungsaktionen, Bürobesuchen und weiteren Meetings einigten wir uns dann Anfang November auf das Büro im Erdgeschoss des Hauptflügels. Eine Location hatten wir also.

Weiter ging die Planung mit der Frage „Was wollen wir anbieten?“.

Um allen visitBerliner:innen einen schönen Abend zu bereiten, haben wir für die Musik eine DJane engagiert, die an dem Abend für gute Stimmung sorgen sollte. Außerdem konnten wir eine professionell betreute Cocktailbar organisieren - ein Riesenerfolg! Die restlichen Getränke haben wir über ein Lieferportal direkt zu visitBerlin bringen lassen - also sowas wie Online Shopping nur für Cola, Sekt und Bier ;). Zwei wichtige Punkte konnten abgehakt werden.

Nicht ganz unwichtig für eine gute Weihnachtsfeier ist natürlich das Essen. Zu diesem Zeitpunkt war aber bereits klar, dass wir das Budget mit einem professionellen Catering sprengen würden. Also versendeten wir Mitte November in der Einladungs-E-Mail zur Weihnachtsfeier auch die Bitte, dass die Kolleg:innen Beiträge zum Buffet liefern mögen. Durch die zahlreiche Beteiligung füllte sich dieses dann nach und nach mit sehr vielen leckeren, vielfältigen und kreativen Gerichten.

Zu guter Letzt ging es an den spaßigsten Teil der Vorbereitung/Planung: das Dekorieren. Da wir ein dreiteiliges Großraumbüro weihnachtlich herrichten mussten, haben wir zuerst den Bestand der Dekoration aus den Vorjahren mit dem Restgeld ordentlich aufgefrischt.

Und dann war er da: der Tag der Weihnachtsfeier. Um 9 Uhr haben wir uns in den Büroräumen, in denen die Weihnachtsfeier nun stattfinden sollte, getroffen und erstmal, um eine gemütliche Atmosphäre zu schaffen, die Schreibtische mit Pappe vom Rest der Räume isoliert. Gemeinsam haben wir dann mit dem „richtigen“ dekorieren begonnen. Das Büro wurde in einen Barbereich, einen Dancefloor und einen Buffetbereich eingeteilt. Pünktlich zu 17 Uhr war alles fertig und die Weihnachtsfeier mit einem Glühweinempfang eröffnet. Nach einer Verlosung, bei der drei Kolleg:innen einen Bahn Hit Gutschein gewinnen konnten, ging die Party richtig los. Es wurde getanzt, gelacht und gegessen und die Weihnachtsfeier wurde zu einem vollen Erfolg!

Rückblickend können wir sagen, dass wir drei sehr stolz auf uns sind, eine so tolle Weihnachtsfeier in so kurze Zeit und mit dem geringen Budget organisiert zu haben. Bestätigt wurden und werden wir immer noch durch positives Feedback von Kolleg:innen.

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