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Azubi-Blog: Planung der visitBerlin-Weihnachstfeier

Dieser Artikel ist Teil des visitBerlin Azubi-Blogs und von unseren Auszubildenden und Dual-Studierenden verfasst.

von Dominique und Tim

Es begann alles auf unserer visitBerlin-Weihnachtsfeier 2018, der ersten Feier mit meinen Kolleginnen und Kollegen als neue Dual-Studentin. Es gab einen Glühweinempfang, leckeres Essen und gute Musik. Während des Abends wurde ich neugierig, wie es denn für mich wäre, so eine Veranstaltung für über 200 Mitarbeiter*innen zu planen, zu gestalten und umzusetzen…

Die Planung

visitBerlin Weihnachtsfeier
© visitBerlin, Foto: Mike Auerbach

Da die Weihnachtsfeier von visitBerlin seit 2018 von den Dual-Studierenden organisiert wird, bot sich mit der Feier 2019 bald Gelegenheit, mich selbst auszuprobieren. Bei Interesse konnten wir uns für das Organisationsteam melden, um Erfahrungen im Projektmanagement zu sammeln. Wir starteten mit einem Meeting mit den Kolleginnen und Kollegen, die 2018 dafür zuständig waren. So erhielten wir alle wichtigen Informationen, dazu Tipps über Budgetplanung, Anregungen zum Entertainment und alles Weitere, was dazu gehört.

Und schon ging es los mit der Organisation: Wir teilten unser siebenköpfiges Team nochmal in kleinere Teams mit je 2-3 Personen auf. Die Teams verantworteten das Einladungsmanagement, die Location, das Catering inklusive Deko und das Entertainment. Damit war der Aufgabenbereich für die einzelnen Teams überschaubarer und wir konnten schneller vorgehen.

Wir begannen mit dem Wichtigsten, ohne das die ganze Veranstaltung nicht stattfinden könnte: die Location. Dafür schickten wir mehr als zehn Anfragen an Veranstaltungsstätten in ganz Berlin. Wir bekamen ganz unterschiedliche Angebote. Wir erstellten ein Rating mit Punktevergaben, um eine engere Auswahl zu ermitteln. Im Nachgang besichtigten wir die Räumlichkeiten, die für uns in Frage kamen und lernten unsere Ansprechpartner vor Ort kennen. Wir konnten uns schnell entscheiden und machten uns schon erste Gedanken über die Umsetzung der Sitzmöglichkeiten, Tanzfläche usw. Wichtig: Die Location bleibt immer für alle Kolleginnen und Kollegen, die nicht im Weihnachtskomitee sind, bis kurz vor dem Termin der Weihnachtsfeier geheim!

Der Ort stand also fest. Jetzt hieß es für uns nur noch: Ideen sammeln für alle weiteren Punkte:  Wie sieht ein vielfältiges und für alle zufriedenstellendes Catering aus? Welcher DJ sorgt für eine ausgelassene Party? Und welcher Fotograf hält unsere Erinnerungen an diesem Tag fest?

Bei der Entscheidung für das Catering war uns die vegetarisch und vegane Vielfalt, die Anpassungsmöglichkeit bei Unverträglichkeiten und die regionale Herkunft der Gerichte, besonders wichtig. Der DJ sollte offen für viele Musikrichtungen sein und einen guten Mix aus 80er, 90er und aktueller Musik spielen. Unser Ansprechpartner der Location stellte uns einen Caterer und einen DJ vor, mit dem sie oft zusammenarbeiten. Diese beiden überzeugten uns sofort, da sie genau unsere Vorstellungen erfüllten – somit viel uns hier die Entscheidung besonders leicht. Daraufhin fragten wir drei Fotografen an, mit denen visitBerlin schon länger zusammenarbeitet, um uns dann letztendlich für jenen Fotografen zu entscheiden, der auch die Weihnachtsfeier 2018 festgehalten hatte.

Nun war alles organisiert und wir konnten es kaum erwarten, dass die Weihnachtsfeier stattfindet.

Mein Fazit zu dieser Aufgabe: Es ist eine interessante erste Erfahrung. Sie steigert die Selbstständigkeit und das Verantwortungsbewusstsein für uns Studierende und verleiht uns ein starkes Zugehörigkeitsgefühl.

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